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Tätigkeit der Ausschüsse

Zur Steigerung der Effizienz der Aufsichtsratstätigkeit und zur Behandlung komplexer Sachverhalte wurden einige Themen zur Entscheidung oder zur Beschlussvorbereitung an den Präsidial- oder den Prüfungsausschuss verwiesen.

Der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats trat im Berichtsjahr zu vier Sitzungen am 14. März, am 9. Mai im Anschluss an die Hauptversammlung der Bank, am 23. August sowie am 22. November zusammen. An den Sitzungen nahm jeweils mindestens auch ein Vertreter der mit der Abschlussprüfung beziehungsweise der prüferischen Durchsicht von Zwischenabschlüssen beauftragten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft teil. In der Sitzung am 14. März 2012 befasste sich der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats mit der Vorprüfung der Abschlüsse und des Abhängigkeitsberichts sowie der Unabhängigkeit des Jahresabschluss- und Konzernabschlussprüfers. Während der anderen Termine wurde auch der Bericht des Prüfers zur prüferischen Durchsicht der Zwischenabschlüsse erörtert.

Eingehend beschäftigte sich der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats an allen Terminen mit dem Status und der Weiterentwicklung des Risikomanagements und der Risikolage der Bank und ihrer Tochtergesellschaft. Dabei lag der Fokus auch auf der Anlage von Einlagen bei anderen Unternehmen des Commerzbank Konzerns und weiteren Adressen. Die zugrunde liegende Anlagestrategie und deren Planung bezüglich der weiterhin intensiven Nutzung des Commerzbank Konzerns für Geldmarkt- und Kapitalmarkttransaktionen wurde regelmäßig vom Prüfungsausschuss erörtert.

Der Prüfungsausschuss nahm den Bericht des Compliance-Beauftragten entgegen und ließ sich über den Gesamtprüfungsbericht der Internen Revision für das Geschäftsjahr berichten. Vor der Sitzung ließ sich der Vorsitzende des Prüfungsausschusses vom Leiter der Revision umfassend informieren. Es gab im Berichtsjahr keine wesentlichen Feststellungen. In der Sitzung des Prüfungsausschusses am 9. Mai 2012 wurde der Vorsitzende ermächtigt, den Prüfungsauftrag für den Jahres- und Konzernabschluss nebst Lageberichten zum 31. Dezember 2012 an den am selben Tag von der Hauptversammlung gewählten Abschlussprüfer, die PwC, PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, Zweigniederlassung Hamburg, zu unterzeichnen. Unterjährig ließ sich der Prüfungsausschuss über steuerliche Fragestellungen sowie – im August und November – über die Aktivitäten der Innenrevision informieren.

Im November stimmte der Prüfungsausschuss ferner der Beauftragung der PwC, PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, Zweigniederlassung Hamburg, mit Steuerberatungsleistungen für das Geschäftsjahr 2013 zu. Die Unabhängigkeitserklärung des Abschlussprüfers haben wir eingeholt. Zwischen dem Prüfer und seinen Organen und Prüfungsleitern einerseits und der comdirect bank und ihren Organmitgliedern andererseits bestehen keine geschäftlichen, finanziellen, persönlichen oder sonstigen Beziehungen, die Zweifel an der Unabhängigkeit begründen könnten.

Darüber hinaus befasste sich der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats mit den Ergebnissen der jährlichen Depot-/ WpHG-Prüfung, der Einlagensicherungsprüfung, der Prüfung im Außenwirtschaftsverkehr sowie mit den Schwerpunkten der Jahresabschlussprüfung 2012.

Im Rahmen eines schriftlichen Umlaufverfahrens fasste der Prüfungsausschuss außerdem Beschluss über die Beauftragung von PwC, PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, zur Erstellung eines Rechtsgutachtens zu steuerlichen Fragestellungen.

Der Präsidialausschuss des Aufsichtsrats fasste im Jahr 2012 Beschlüsse im Rahmen schriftlicher Umlaufverfahren und ausführlicher Telefonkonferenzen sowie in außerordentlichen Sitzungen am 22. Februar, am 27. März, am 9. Mai und am 22. November. Diese betrafen unter anderem die Empfehlung an den Aufsichtsrat zur Festsetzung der variablen Vergütung für die Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2011 und die Berücksichtigung der Compensation & Benefit Policies für die Vorstandsvergütungssysteme der comdirect bank AG. Die weiteren Beschlüsse galten den Empfehlungen an das Aufsichtsratsplenum hinsichtlich der personellen Veränderungen im Vorstand und der Festlegung von Kriterien für die Bemessung der variablen Vorstandsvergütung für das Geschäftsjahr 2013. Zudem stimmte der Präsidialausschuss Mandatsübernahmen durch die Mitglieder des Vorstands sowie der Reallokation von Organkreditgewährungen an den Commerzbank Konzern zu.

Über die Arbeit der Ausschüsse ist im Aufsichtsratsplenum ausführlich berichtet worden. Der Aufsichtsrat hat über den Präsidialausschuss und den Prüfungsausschuss hinaus keine Ausschüsse gebildet.